「忙しい人ほどレスポンスが早い」
という話を聞いたことないですか？これは筆者の実体験でもあります。
どう考えても忙しい人なのに、メールやメッセージの返信がやたらと早い。
仕事を頼んでも、納期よりも格段に早く納品される。
こういう人に出会うと、いろんなところにも顔を出してたり、打ち合わせもバンバンこなしていて、
いつ書類仕事なんてしてるのかな？って思ったりします。
で、こういう人たちが何故レスポンスが早いのか？を調べてみました。
１、優先順位を明確にしている
忙しい人ほど、何が重要で何が後回しにできるかを迅速に判断しています。
レスポンスが必要なタスクを「すぐに処理するべき重要なこと」と認識し、それを最優先にするため、
他の仕事に埋もれることがありません。
２、即断即決している
レスポンスが早い人は、完璧を求めず、70～80%の完成度で進めることを良しとする方が多いようです。
そのため、スピーディーに対応できます。
彼らにとっては、「完璧さ」よりも「即応」の方が重要なのです。
３、ツールやテクノロジーを活用している
効率的にコミュニケーションを取るために、チャットツール、メールのテンプレート、自動化された通
知機能などを使っていることが多いようです。
また、スマホやPCを駆使して、外出先でも簡単に返信できる環境を整えています。
特に最近だとメールよりもチャットツールを多用する方が多い印象です。
４、タスク管理が上手い
忙しい中でも、タスクを整理し、重要なものはすぐに手をつけるようにしているようです。
たとえば、「2分で終わる仕事はその場で片付ける」というような自分なりの時間の使い方のルールを
作って実践している人も多いようです。
このように、短時間で処理できるものを先に片付けることで、全体の仕事を効率化しています。
５、マルチタスクができる
マルチタスクを行うスキルを持っている人も多いようです。
一つの作業を進めながら、簡単な返信や確認が必要なタスクを同時並行で処理できるため、タイムラグ
が少なくなります。
ただし、これが苦手な場合は逆効果になることもあるため、得意な人だけが実践している特徴です。
ちなみに筆者はこれが苦手です。
６、心の余裕をもっている
忙しい人ほど、心理的な余裕を意識的に保とうとする傾向があるようです。
余裕を持つことでプレッシャーを減らし、冷静にタスクをこなせるため、結果的にスピーディーな対応
が可能になります。
余裕のある人はストレスに強く、無駄なエネルギーを消費しません。
「自分は忙しい」とあまり思い込まないことも良いのかもしれません。
７、コミュニケーションを簡潔にする
レスポンスが早い人は、無駄のない言葉で簡潔に伝えるのが得意な方が多いです。
細かい背景説明を省いたり、必要な情報だけを伝えることで、相手とのやり取りを効率化しています。
よく頭の良い人は、誰にでもわかる言葉で話す人が多いと言われますが、これも早く相手に理解しても
らえれば、余計な説明をする必要がないためだと思われます。
８、後回しにしない習慣がある
忙しい中で後回しにすると、タスクが山積みになりかえって対応が遅れます。
レスポンスが早い人は「後でやろう」という考えを持たず、その場で処理することを習慣化しているた
め、対応の遅れを最小限に抑えています。
ただ、無理にそれをすると心の余裕がなくなるので、できる範囲でやるという条件の下でやると良いか
と思います。
このように忙しいはずなのにレスポンスが早い人にはこんな秘密があったわけです。
1日は24時間と平等に決まっています。
どのように時間を使うか？その一つ一つの行動が積み重なって、レスポンスの早さにつながっていると
いうことです。
建設業の皆さんも毎日たくさんのタスクを抱えてお仕事をされていると思います。 この機会に自分の行
動を見直してみて、業務効率をアップしてみませんか？
